一、税前扣除凭证的定义

《企业所得税税前扣除凭证管理办法》第二条规定：“税前扣除凭证，是指企业在计算企业所得税应纳税所得额时，证明与取得收入有关的、合理的支出实际发生，并据以税前扣除的各类凭证。”

税前扣除凭证在管理中遵循真实性、合法性、关联性原则。

二、私车公用业务费用的法律性质及税前扣除规范

（一）企业因生产经营需要，常与员工协商私车公用。实践中，主要形成两种关系：第一，租赁关系；第二，借用关系。其中，第一种关系即租赁关系是主要方式。本文中，笔者重点针对第一种租赁关系进行探讨。

（二）在私车公用中，企业往往会与员工签订书面租赁合同。

这主要涉及到以下三部分费用：

1.根据租赁合同的约定，由企业支付租金；

2.在租赁期内使用车辆所产生的汽油费、过路过桥费和停车费；

3.车辆保险费、维修费、保养费等。

笔者认为，对于第一部分费用，双方约定的是租车租金，依合同（或协议）、支付明细即可税前扣除，除非有相反证据外。

对于第二部分费用，主要是凭票报销，把与使用该车相关的费用作为报销依据。但是，这种做法存在较大税务风险，比如：1.企业无法证明该费用的产生与取得收入有关的、合理的支出实际发生；2.还可能存在支付给员工的费用中存在变相发放补贴的风险。

对于第三部分费用，原则上由员工个人负担，不得在企业所得税税前扣除。

三、规范私车公用业务费用的建议

为了尽量避免税务机关对私车公用业务费用的税前扣除不予确认，笔者认为，需要严格遵守《企业所得税税前扣除凭证管理办法》等相关法律法规的规定，将私车公用业务费用尽量做到税前可扣除且理由合理充分。笔者就此提出建议如下：

（一）理清法律关系。若双方存在租赁关系的，应及时签订明确具体的书面租赁合同；若双方存在其他法律关系的，也应进行书面明确。

（二）依法签订租赁合同。根据《民法典》第七百零四条的规定，租赁合同的内容一般包括租赁物的名称、数量、用途、租赁期限、租金及其支付期限和方式、租赁物维修等条款。

因此，双方应对租赁期间内的各项费用承担进行明确约定，比如：哪些项目由企业承担，哪些项目由员工个人承担等。

（三）取得合法有效的凭证。

（四）规范车辆使用登记制度。比如：可以制定《车辆使用管理制度》，涉及哪些岗位、哪些部门的私车可以公用，备案登记的流程等。

（五）出车记录进行登记确认。专人负责登记出车记录，详细记录出车时间、往返地点、公里数、车牌号及办事内容等，并及时由使用人签名确认。

综上所述，在实践中，私车公用的问题无法避免。要想让私车公用业务费用能在企业所得税税前扣除，这就需要企业规范自身的财务制度以及不断地提高管理水平，尽量规避不必要的税务风险。